Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Microsoft Team trên máy tính

Tạo tài khoản Microsoft Teams là cách mở ra hàng loạt tính năng hữu ích cho công việc. Dù là sử dụng cho mục đích cá nhân hay tổ chức đều có thể khai thác triệt để. Chính vì thế, maytinhdalat sẽ hướng dẫn bạn cách tải và cài đặt Microsoft Teams trong bài viết dưới đây. Bên cạnh đó thông tin bổ sung về thao tác đăng nhập vào ứng dụng.

Microsoft Teams là gì?

Trước khi đến với quy trình tạo tài khoản Microsoft Team, bạn cần hiểu chức năng căn bản của ứng dụng. Mục đích sử dụng để tổ chức hội thảo, đào tạo/học trực tuyến.

Microsoft Teams là một ứng dụng hỗ trợ học, làm việc online tuyệt vời, thậm chí còn bảo mật tốt hơn Zoom. Dưới “bàn tay nhào nặn” của Microsoft, Teams ngày càng hoàn thiện với hàng loạt tính năng hữu ích như tạo nhóm, chia sẻ màn hình, ghi âm, thậm chí cả hỗ trợ điểm danh và nhiều hơn thế nữa.

Hướng dẫn tải và đăng nhập phần mềm Microsoft Team

- Bước 1: Truy cập vào link sau đây để tải phần mềm

- Bước 2: Chọn tải "Tải xuống cho máy tính" => "Tải xuống Team"

- Bước 3: Đợi cho phần mềm được tải về, thì bạn mở lên và đợi cho phần mềm load. Cái này nhanh hay chậm là do máy của bạn

- Bước 4: Sau khi phần mềm chạy xong, bạn bấm vào Get Started

- Bước 5: Tại đây, bạn sử dụng tài khoản Microsoft để đăng nhập. Nếu chưa có tài khoản thì xem bài viết Hướng dẫn tạo tài khoản Microsoft cực kỳ đơn giản

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams cho người mới

Cách tốt nhất để làm quen cách sử dụng Microsoft Teams chính là khám phá và tự mình thử nghiệm mọi tính năng. Về cơ bản, bạn cần biết một đội trong Teams Microsoft PC bao gồm các thành viên trong đội, file, công cụ hỗ trợ và trò chuyện ở cùng một nơi. Một kênh là chủ đề thảo luận riêng của một đội nhóm.

Trong Microsoft Teams, bạn có thể trò chuyện riêng tư hoặc tán gẫu giữa các thành viên trong đội hay thảo luận công việc nghiêm túc. Cách chọn đội & kênh trong Microsoft Teams như sau:

1. Click icon Teams.
2. Chọn một trong số các đội tham gia.
3. Chọn một kênh và khám phá tab Conversations, Files và Notes bên trong nó.

Trả lời tin nhắn

Toàn bộ các cuộc thảo luận, trò chuyện trên Microsoft Teams đều được sắp xếp theo ngày và thread. Để trả lời hay hồi đáp một cuộc trò chuyện nào đó, hãy làm theo các bước sau:

1. Mở cửa sổ chứa nội dung cuộc trò chuyện bạn muốn trả lời.
2. Chọn Reply.
3. Nhập tin nhắn vào box Reply và nhấn Enter để gửi.

Nhắc tới ai đó qua tính năng @tên

Những tin nhắn trực tiếp nhắc tới ai đó có thể bị họ bỏ lỡ trong các cuộc trò chuyện liên tục trong nhóm. Để đảm bảo người đó thấy tin nhắn liên quan tới họ, bạn có thể @tên của họ trước khi gửi nội dung.

Bằng cách này họ sẽ nhận được một thông báo và dễ dàng tìm thấy nó sau đó. Chi tiết từng bước thực hiện:

1. Tìm box Start a new conversation hoặc Reply, tùy thuộc vào vị trí bạn muốn đề cập tới người đó.
2. Nhập biểu tượng @, sau đó tới tên của người bạn muốn trong danh bạ.
3. Nhấp vào đúng tên người đó trong trường gợi ý.
4. Lặp lại các bước từ 1 tới 3 khi muốn đề cập tới nhiều người cùng lúc.
5. Nhập nội dung tin nhắn và nhấn Enter để gửi.

@ sẽ hiện trên icon Team của người bạn gắn tag. Điều này cũng xảy ra khi ai đó nhắc tới bạn.

Thay đổi ảnh đại diện trên Microsoft Teams

1. Mở app Microsoft Teams.
2. Click vào icon tài khoản ở góc trái phía trên cùng.
3. Trỏ chuột qua ảnh hiện tại và chọn icon camera.
4. Ở hộp thoại tiếp theo, click Upload picture.
5. Chọn ảnh nhỏ hơn 4MB và click Save.

Thế là xong, giờ mọi người sẽ thấy hình ảnh mới của bạn khi tham dự cuộc họp.

Tạo nhiệm vụ từ tin nhắn

Teams giúp bạn phân công nhiệm vụ ngay khi nhắn tin mà không cần phải rời app. Dưới đây là cách sử dụng nó:

• Để thêm nhiệm vụ mới, click icon More của tin nhắn.
• Từ More Actions, chọn Create a Task và thêm tất cả thông tin chi tiết.
• Sau khi đã tạo nhiệm vụ, bạn có thể xem nó trong app Tasks.

Lập lịch họp tự động

Nếu làm việc từ xa thường xuyên, ắt hẳn bạn đã phải dành nhiều thời gian để lên lịch cuộc họp. Thế nhưng, bạn không cần làm như thế nữa khi dùng Scheduler trên Microsoft Teams. Đây là công cụ giúp bạn lập lịch họp tự động cực kỳ dễ dàng.

Để lập lịch một cuộc họp, thêm Cortana vào email và nhờ nó lập lịch họp cho bạn trong tuần, tháng tới hay bất kỳ thời điểm nào bạn muốn. Cortana và Scheduler sẽ cùng nhau làm việc để kiểm tra thời gian trống của mọi người, tìm thời gian phù hợp nhất và gửi lời mời tới tất cả.

Bật Together Mode

Together Mode trong Microsoft Teams là công cụ được giới thiệu nhằm tăng sức hấp dẫn cho các cuộc họp từ xa.

Khi nào cần dùng Together Mode trong Teams?

• Khi số lượng người tham dự lớn.
• Họp thường xuyên.
• Khi muốn trải nghiệm họp, học online hấp dẫn hơn.

Cách dùng MS Teams Together Mode

1. Tới Settings và tích ô cạnh Turn on new meeting experience. Tuy nhiên, bạn chỉ cần làm việc này trên các phiên bản cũ. Bạn sẽ không thấy nó ở Teams bản mới nhất bởi trải nghiệm họp mới mặc định được kích hoạt.
2. Vào một cuộc họp và đưa con trỏ tới icon hình elip ở bên phải phía trên cùng của màn hình.
3. Chọn Together Mode.

Bật chế độ tối trong Microsoft Teams

Microsoft Teams là một trong số nhiều ứng dụng, cho phép bạn bật chế độ tối. Biết app thường dùng hoặc yêu thích cho bạn lựa chọn bật nền tối cực kỳ hữu ích nếu đã có ứng dụng hay điện thoại, laptop sử dụng nó.

Cách bật chế độ tối trong Microsoft Teams trên mobile

Trước khi bắt đầu, đảm bảo bạn đã cập nhật phần mềm lên phiên bản mới nhất. Sau khi hoàn tất, mở app Teams trên điện thoại và đăng nhập tài khoản. Chạm icon Profile ở góc trái phía trên đầu của màn hình, cạnh Chat. Cuộn xuống dưới và chạm Settings > Appearance. Cuối cùng, chạm Dark.

Nếu muốn, bạn có thể thiết lập hình ảnh phù hợp với cài đặt thiết bị bằng cách chạm System default. Khi thay đổi hình ảnh của điện thoại về chế độ nền sáng, Microsoft Teams sẽ tự động đổi sang nền mới đã chọn.

Cách bật nền tối trong Microsoft Teams trên desktop

Mở app Teams trên máy tính. Click menu 3 chấm cạnh icon Profile ở góc phải phía trên cùng của màn hình, sau đó click Settings. Giờ click vào bảng bên trái nếu nó chưa được chọn. Cuối cùng, click Dark trong Theme.

Thế là xong. Microsofot Teams đã ở chế độ nền tối, giúp đôi mắt của bạn thư giãn khi dùng nền tối.

Đến đây là bạn đã hoàn thành xong việc tải và cài đặt microsoft teams. Chúc các bạn thực hiện thành công